মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের সরকারি কাজে অভ্যন্তরীণ ও বৈদেশিক ভ্রমণের বিল পরিশোধ এবং অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ের ক্ষেত্রে কঠোর শর্ত আরোপ করেছে সরকার। এখন থেকে প্রয়োজনীয় ও যথাযথ প্রমাণপত্র ছাড়া তাদের ভ্রমণ বিলের অর্থ ছাড় করা হবে না।

মঙ্গলবার (৮ সেপ্টেম্বর) মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ সূত্রে এ তথ্য জানা গেছে। এর আগে গত ৩ সেপ্টেম্বর এ বিষয়ে একটি বিশেষ পরিপত্র জারি করে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ সূত্র জানায়, সরকারি প্রয়োজনে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা দেশ-বিদেশে বিভিন্ন সফর করেন। এসব সফরের ব্যয় নির্বাহের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিগণ বিষয়ক ইউনিটে প্রয়োজনীয় অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হয়। সফরের আগে অগ্রিম অর্থ গ্রহণ অথবা সফর শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে বিল পাঠানো হয়।

তবে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র যথাযথভাবে দাখিল না করায় প্রায়ই এসব বিল পরিশোধে জটিলতা তৈরি হয়। আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত করা এবং বিল পরিশোধের ক্ষেত্রে এ ধরনের জটিলতা কমাতেই নতুন নির্দেশনা জারি করা হয়েছে।

নতুন নির্দেশনা অনুযায়ী, ভ্রমণকারী মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর স্বাক্ষর ও সিলযুক্ত বিলের সঙ্গে নির্ধারিত প্রমাণপত্র সংযুক্ত করতে হবে। বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা অফিস আদেশ জমা দিতে হবে।

এ ছাড়া যাতায়াত ব্যয়ের ক্ষেত্রে ভাড়ার প্রকৃত পরিমাণ উল্লেখ থাকা টিকিট, আকাশপথে ভ্রমণের ক্ষেত্রে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও সূচি এবং আবাসিক হোটেলের প্রকৃত পরিশোধিত বিলের মূল কপি বা প্রমাণক দাখিল করতে হবে।

বৈদেশিক মুদ্রায় কোনো ব্যয় করা হলে বিলের সঙ্গে বাংলাদেশি টাকায় হিসাবের পাশাপাশি সংশ্লিষ্ট বিনিময় হারের বিবরণী দিতে হবে। অন্যান্য আনুষঙ্গিক ব্যয়ের ক্ষেত্রেও ভাউচার বা যথাযথ প্রমাণপত্র সংযুক্ত করতে হবে।

অনুমোদিত সময়ের চেয়ে বেশি সময় সফর করতে হলে সরকারপ্রধানের অনুমোদন অনুযায়ী অতিরিক্ত সময়ের জন্য পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে। একই সঙ্গে সফরের জন্য অগ্রিম অর্থ গ্রহণের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে।

পরিপত্রে বলা হয়েছে, সফর শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম অর্থের সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। কোনো মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর আগের সফরের অগ্রিম বিল নির্ধারিত সময়ে সমন্বয় না হলে পরবর্তী সফরের জন্য নতুন করে অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না।

বিল দাখিলের সময় মূল কপিসহ মোট তিন সেট কাগজপত্র জমা দিতে হবে। সব ফটোকপি যথাযথভাবে সত্যায়িত হতে হবে। নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়ের প্রক্রিয়া সহজ করতে পর্যাপ্ত সময় হাতে রেখে বিল দাখিলের নির্দেশনাও দেওয়া হয়েছে।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ জানিয়েছে, যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনক্রমে জারি করা নতুন এই পরিপত্রের মাধ্যমে গত বছরের ৪ মে জারি করা সংশ্লিষ্ট পরিপত্রটি প্রতিস্থাপিত হবে। নতুন নির্দেশনা অবিলম্বে কার্যকর হবে।